Allgemeine Geschäftsbedingungen 

 

1. Vorbemerkungen

Veranstaltet wird die Vegan Fantasy Fair von Jennifer Thelen, im Folgenden “Veranstalterin” genannt. Veranstaltungsort ist der Schlosspark Geislautern in 66333 Völklingen-Geislautern. Diese AGB regeln das Vertragsverhältnis zwischen Standplatzmieter:innen, im Folgenden “Ausstellende” genannt, und der Veranstalterin.

 

2. Ausstellungsgegenstand / Thema

Zugelassen werden Ausstellende mit einem Angebot zu den Themenbereichen Fantasy, Spiel/Rollenspiel und/oder sozialen, ethischen und ökologischen Themenschwerpunkten.

Das Anbieten von Waren aus Tiererzeugnissen und Produkten mit Bestandteilen tierischen Ursprungs, insbesondere Lebensmittel, Leder, Fell, Horn, Knochen, Wolle, Seide sowie Federn ist nicht gestattet und kann zu einem Veranstaltungsverweis führen. 

 

3. Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über das Online-Formular “Anmeldeformular Ausstellende” auf www.veganfantasyfair.de. Die Anmeldung ist für Ausstellende verbindlich.

 

4. Zulassung / Stornierung

Über die Zulassung entscheidet die Veranstalterin auf Grundlage des ausgefüllten Online-Formulars “Anmeldeformular für Ausstellende”. Der Vertrag kommt durch die schriftliche Bestätigungs-E-mail der Veranstalterin zustande. Eine kostenfreie Stornierung ist bis zu drei Monate vor Veranstaltungsbeginn möglich. Bei einer Stornierung zu einem späteren Zeitpunkt sind 50% der Standplatzgebühr zu entrichten. Bei einer Nichtteilnahme oder Stornierung zwei Wochen vor dem Veranstaltungsbeginn oder später, sind 50% der Standplatzgebühr, sowie 100% der Gebühr für zubuchbare Optionen zu entrichten.

 

5. Standplatz

a) Der Standplatz wird vorab von der Veranstalterin eingeplant und zugewiesen und richtet sich nach dem Standangebot und gewählten Zusatzoptionen (z.B Strom). Platzwünsche können nur in Verbindung mit einem Sponsoring berücksichtigt werden.

b) Ausstellenden obliegt es den Standplatz während der Eventzeiten sauber und unfallsicher zu halten.

c) Ausstellenden ist es gestattet den Standplatz nach eigenen Wünschen mit mitgebrachtem Mobiliar / Dekoration / Elektronik zu gestalten, sofern Sicherheits- und Hygienevorschriften beachtet werden und die Gestaltung passend zum Eventkonzept ist. Es ist zudem auf ein ordentliches, sauberes Gesamtbild zu achten, z.B. durch das Nutzen von Tischdecken und nicht einsehbaren Bereichen für Kartons. Gebührenpflichtige Genehmigungen zu musikalischen Wiedergaben aller Art sind vom Ausstellenden bei der Gema einzuholen. Die Veranstalterin kann in Ausnahmefällen die Nutzung von Elektronik und Musik untersagen.

 

6. Aufbau / Abbau

a) Der Aufbau ist am Tag vor der Veranstaltung (Freitag) zwischen 14:00 und 20:00 Uhr möglich, sowie am Veranstaltungstag (Samstag) ab 8:00 Uhr.

Bis 11:00 Uhr muss der Aufbau vollständig abgeschlossen und der Stand ordentlich sein.

b) Der Abbau kann am Veranstaltungstag ab 20:00 Uhr erfolgen. Das Gelände kann jedoch erst nach Veranstaltungsende (22:00 Uhr) befahren werden. 

Ein Abbau am Folgetag (Sonntag) ist zwischen 10:00 und 18:00 Uhr möglich.

 

7. Preise 

a) Standplatzgebühr

Die Standplatzgebühr gilt für die gesamte Veranstaltungszeit und ist nach der genutzten Fläche berechnet. 

Die Standplatzgebühr (Nettopreise zzgl. MwSt.) beträgt: 

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- Freifläche für Stände zum Warenverkauf / zur Präsentation:

Bis zu einer Tiefe von 3 Metern: 40,00€ / je lfd. Meter Länge

Ab einer Tiefe von 3 Metern werden 40,00€ je weiterem Quadratmeter berechnet.

Für private und gemeinnützige Ausstellende gilt eine Vergünstigung von 50% auf die Standplatzgebühr für eine Freifläche.

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- Standplatz im Zelt am vorbereiteten Tischen (Tiefe = 50cm) mit Sitzbank

gewerblich: 75€ je lfd. Meter Länge

privat/gemeinnützig: 55€ je lfd. Meter Länge

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- für Gastrostände/Foodtrucks:

bis 3 x 3 Meter: 180€

bis 6 x 3 Meter: 250€

bis 9 x 3 Meter: 300€

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b) zubuchbare Optionen

Zusätzlich fallen Kosten für die Bereitstellung folgender zubuchbarer Optionen an:

- Mobiliar 

- Stromanschluss 

- Wasseranschluss

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8. Zahlung / Widerruf

a) Die Rechnung wird  Ausstellenden nach der Zulassung gestellt und ist sofort fällig. Es gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

b) Es gilt die gesetzliche Widerrufsfrist von 14 Tagen.

 

9. Sponsoring

Interesse an einem Sponsoring kann vorab unverbindlich über das Online-Formular “Anmeldeformular Sponsoring” auf www.veganfantasyfair.de oder via E-Mail angemeldet werden. Im Anschluss wird den Interessent:innen eine Broschüre mit den aktuell geltenden Sponsoringmöglichkeiten und Preisen zugesandt. Der Sponsoringvertrag kommt erst nach schriftlicher Zusage beider Parteien zustande.

 

10. Bild- und Videoaufnahmen

Bild- und Videoaufnahmen, sowie die Veröffentlichung dieser in Medien jeglicher Art, sind gestattet. In Ausnahmefällen kann dies jedoch durch die Veranstalterin einzelnen Personen untersagt werden.

 

11. Werbemaßnahmen

a) Die Teilnahme von Ausstellenden kann für Werbezwecke von der Veranstalterin unter Verwendung von relevanten Informationen nach eigenem Ermessen veröffentlicht werden. Zu diesem Zweck können Ausstellende der Veranstalterin Bild- und Textmaterial zukommen lassen. Ist das Veröffentlichen der Teilnahme nicht erwünscht, ist dies schriftlich mitzuteilen.

b) Ausstellenden ist es gestattet mit der Teilnahme an der Veranstaltung unter Verwendung von relevanten Informationen und des Veranstaltungslogos zu werben.

c) Werbemittel dürfen von Ausstellenden auf dem Veranstaltungsgelände nur innerhalb des eigenen Standplatzes ausgestellt oder ausgelegt werden. Es darf nur für eigene Produkte oder Projekte geworben werden. Ausnahmen sind mit der Veranstalterin abzusprechen. Gesetzliche Vorgaben sind zu beachten.

 

12. Haftungsausschluss

Die Veranstalterin übernimmt keine Obhutspflicht und haftet nicht für Schäden oder Abhandenkommen der Standeinrichtung oder des Ausstellungsgutes, für Schäden durch Feuer, Diebstahl, Wasser oder höhere Gewalt. Ausstellenden steht es frei diese Risiken selbst zu versichern. Die Veranstalterin haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit einschließlich des Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit ihrer Erfüllungsgehilfen beruhen, soweit es sich um daraus resultierende unmittelbare Schäden handelt.

 

13. Vorbehalte

Die Veranstalterin ist berechtigt die Veranstaltung in begründeten Ausnahmesituationen zeitlich und / oder örtlich zu verlegen, zu verkürzen, abzubrechen, vorübergehend zu unterbrechen, teilweise zu schließen oder abzusagen. Findet die Veranstaltung verkürzt statt, wird die Standgebühr anteilig entsprechend der verkürzten Ausstellungszeit von der Veranstalterin erstattet. Bei Nichtstattfinden der Veranstaltung ist die Veranstalterin berechtigt nach Aufwand bis zu 20% der Standmiete als Bearbeitungsgebühr einzubehalten oder in Rechnung zu stellen.

 

14. Hausrecht

Auf dem gesamten Veranstaltungsgelände hat die Veranstalterin während der Veranstaltung, sowie zu den Auf- und Abbauzeiten das Hausrecht inne.